谢邀！从活动执行到活动方案撰写，再到总负责一些场次活动。一路走来，如何写出一份优秀的活动策划与执行方案？老生常谈的一个问题。下面我就具体说说活动策划所需的一些相关元素吧，也会附赠大家一些活动相关资料包作为参考。
从一开始的拿到活动任务到最后结束，话不多说，让我们详细的走一遍！
《一》明确活动目的
当开始接手一个活动的时候，第一件事就是需要明确本次活动目的，例如活动要达到什么效果？大概预算是多少？计划多少人参加？达到什么样的传播效果？需不需要赞助？最后一个活动是否成功，是用结果与活动目的进行对比的，活动目的这一块应贯穿于整场活动。
《二》进行开会分工
那么当我们明确一个活动目的之后。这个时候你就需要开会分工了，首先需要调查一下有无同时期、同类型活动冲突？有无大型的国际峰会活动影响？确定时间段方面没问题，整合一下自己目前可以调动的资源。有多少人可以调动？比如你要借人，是不是需要提前跟其他部门负责人说好？，你需要页面，是不是需要提前跟技术部门排好档期？有些你做不了的事情，是不是需要领导提前出面协调？先明确本次活动可以调动的内部资源。需要赞助的话，有没有以前合作的伙伴可以及时联系？
明确资源之后，前期具体谁负责活动哪项内容？需要对目前手上有的人力、物力资源做出一个清楚的判断，不足以完成本次活动怎么办？还需要增加什么？这些都应该于活动开始前进行明确分工。
《三》及时确定场地
确定场地！确定场地！确定场地！确定场地！重要的事情说四遍，一定要尽快确定好场地，结合费用预算、人数规模等实际情况。一般来说场地都需要半个月，有的甚至提前1-2个月去进行预约。提前跟酒店签订合同、能否开具相应发票、付款方式、付款时间提前明确？场地选择这一块，尽量选择交通位置比较便利的地方，比如地铁站附近、公交站附近、市区较中心一点的地方，有利于参会人员的交通。确定场地的出入口，可以容纳多少人数？主舞台尺寸多少？大屏幕尺寸，供电情况怎么样？进货通道在哪里？有没有货梯，能最大容纳尺寸是多少？场地的搭建时间以及撤场时间明确。是否提供免费停车位，如不提供收费方式是什么？卫生间、化妆间有几个，位置是否方便？关于消防、安检、电检等等都是需要明确的。
《四》撰写活动策划
活动策划书一般也分俩种。内部使用和外部使用，外部使用多是给客户一类的使用较多、更多的包含一些活动创意。下面说的是内部使用的一种。那么我们首先要明确活动的主办方、承办方、协办方、赞助方、冠名方这几类的不同（这里不做介绍，可以私下公众号或者微信交流），活动主题明确，活动风格最好能保持一个色调，嘉宾或者观众是不是需要提前进行邀请？是否需要互动方式？活动流程单、主持人串词一类的，这些是不是可以做一个附件呈现在活动方案后面？开始时间、活动关键节点、结束时间这些都需要明确、需不需要安排酒店住宿等等？
《五》实物物料清单
这一块可以说是极为考验细节的一个地方，大到音响设备，小到透明胶带。物料无论大小全部得考虑在内。建议列一个时间物料进度的表格，以及各物料的具体清单，发现遗漏之后及时补加上去。大设备方面：舞台搭建，请专业团队还是自行搭建？灯光效果、音响设备、投影仪、大屏幕显示、背板等等。设计物料方面：X展架、易拉宝、门头、互动区域设计、邀请函、嘉宾证、桌牌、麦标、主持人手卡、停车证、海报（这一类物品必须明确好制作时间、交付时间）、流程单、伴手礼（采购还是定制？要不要加印logo、交付周期是多少？）其余的桌椅板凳、需不需要鲜花、茶水间等等。这里来回提醒的是一定要明确好制作时间以及交付时间、交付时间、交付时间。千万别活动结束了，你的伴手礼还在制作，那这就完全是活动负责人的责任了，所以时间观念一定要强。
《六》非实物物料清单
除了实物物料以外，当然还是需要很多非实物物料的。比如演讲嘉宾的PPT、场面布置的平面图、舞台效果图、座席安排图、宣传视频制作、切换页面等等。
再有就是主视觉的确定、大屏幕静态图像、大屏幕入场、中场、散场播放视频（再提醒一下，注意交付时间）
《七》活动宣传方案
为什么把这一块单独拿出来说呢？对于活动来说是极为关乎成败的一点。特别是对于展会性质活动，到场人数起伏较大，就很有必要在这一块重点发力。首先确定宣传周期，大概需要多久？十五天还是一个月？宣传渠道是什么？是通过网站？微博？社群？还是其他广告投放？又或者是地推？这些都是需要根据你的用户画像以及之前类似活动数据总结推出来的。宣传方式是什么？请明星代言？线上海报？单页？游戏互动形式？异业合作宣传？无论采用什么渠道，都需要能有一个报名进度表，某阶段达到多少报名人数？如果宣传渠道或者宣传方式不对可以及时更改，做好多方面准备。另外需要及时回访报名人员，确定到场可能性。
《八》摄影摄像需求
一场活动，对于摄像的需求是必不可少的，大型活动涉及到摄影这一块。那么摄影是提前请专门摄影团队还是部门内部摄影爱好者？要几个机位、几个角度？是否同步进行直播？对摄影角度和画质要求很高，都需要提前进行调整。嘉宾、画面是不是需要重点跟拍？后期需不需要剪辑现场视频、相关照片，这些需要提前确定，另外说的一点是，摄像的时候可以多拍一些无人场景，后期图片制作这一块会有大用处。
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上面基本上就是活动策划前期所需要的准备的相关元素了，下面看活动执行及后期的一个过程！
活动执行阶段
一、舞台搭建
首先需要明确供应商及舞台搭建执行者，由专业人员完成还是需要协助？
（1）物料进场路线、停车区域、卸货区域等等。
（2）明确活动用电开关闸位置、确定客梯、楼梯、安全出口等位置。
（3）嘉宾座位席、休息室、签到台、展示区位置。
（4）确定桌椅数量、签到台、展示物料摆放方式及相关样式。
（5）确定现场网络信号覆盖情况、现场灯光效果及舞台效果。
（6）确定空调温度开关、讲台位置、高度调整等。
这里需要注意的几点是：
1、大屏幕切换挑选专人负责、背景音乐切换画面等等提前明确好。
2、主办方客户资料、礼品袋专人保管。
3、活动所需备用物料统一放在某一地方专人负责。
4、对于活动变化，由专人负责跟主持人提前对接。
5、务必检查活动所需相关道具是否完整。
6、进场路线是否有相关杂物影响拍摄。
6、提前准备，多检查，给自己留下应急处理时间。
二、活动彩排
关于活动彩排，明确以下几点。
1、参与彩排人员必须全部按时到位，不要因为个人影响整体活动效果。
2、舞台灯光、音响、视频等设备调整到位。
3、确认好礼仪人员、演艺人员、摄影摄像、主持人、工作人员等到达时间，专人提前沟通好。
4、确定嘉宾名单是否有误、避免出现错别字、职务错误等等。
5、再次检查有无相关杂物影响拍摄效果。
这里需要注意的是：
1、活动分工一定要明确，越细越好，责任到个人。
2、活动各阶段时间提前明确，建立相关微信群，提前通知时间。
3、务必专人对接主持人、有缺席变更一类的及时应变
三、活动管理
1、明确分工，如果入手充足的话。一位主负责人，一位负责指引，一位负责签到、一位主持人、一位控制气氛、一位拍摄照片、一位速记这些都专人去做。
2、安排礼仪、工作人员负责嘉宾签到处
3、安排专门人员接待重量级嘉宾（提前沟通好）
4、安排礼仪人员引导入场
5、活动开始前、提前5分钟所有工作人员确认一遍
6、各个环节安排工作人员把控时间、启动仪式需要礼仪人员协助
7、安排相关摄影摄像人员负责全程照相、录像
8、活动结束嘉宾离场，安排专人接送
9、全部嘉宾离场之后、开始撤展、注意施工人员安全
10、与场地方进行场地费用结算、以及产生的其他相关费用等
11、客户资料及相关物品、现场打包带走。
12、最后检查活动物料有无遗留、遗漏。
13、结算相关人员费用、物料费用。
这里需要注意的几点是：
1、提告知前摄影摄像人员，重点关注VIP嘉宾
2、一定要全部嘉宾离场之后才能撤展，给予尊重以及保证人员安全。
3、撤展过程施工注意安全，避免危险操作。
4、活动后物料全部带走、地面打扫干净，体现该有的素质及专业度。
5、物料费用、演艺人员费用及时给人结算。
6、活动现场明确互动方式、活跃氛围。
活动后期
一、活动传播
1. 收集活动拍摄照片及相关视频，及时修改及上传
2. 媒体新闻通稿的收集、整理归档发送给相关客户
3. 专业人员撰写相关活动报道稿件、制作相关图片进行传播
4. 传播渠道据需求而定。自媒体宣传（公众号、微博、头条等）、传统媒体宣传（发布会、电视广告、网站等等）及其他。
二、活动总结
1、收集客户反馈的相关数据、及嘉宾满意度调查表
2、总结本次活动遇到相关变动，探讨更好解决方案
3、总结会议、表扬及批评相关活动人员
4、撰写活动总结、分析回顾活动前中后期值得发扬以及需要改进地方，以备更好的完成下次活动。
5、活动简报的撰写。一是给公司内部领导、同事看的，二是给赞助商、合作方看的，需简要突出活动目的、活动宣传、活动形式、活动参与方、活动效果等。
好啦，终于一口气说完了，太舒服了！整体来说，一个对内完完整整的活动方案，按照活动前、种、后三个部分去具体划分，具体的分工责任到人。活动的相关表格可以关注公众号自行领取哈。
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