使用Ctrlbox的产品已经有一段时间了,最开始公司的软件实施主要是Ctrlbox Project和Ctrlbox HR为主,2017年初公司开始更加重视信息化。当然,这也是有一些原因的:
一方面前期实施部署的Ctrlbox Project和CtrlboxHR产品,取得了非常不错的预期效果,公司基本上都很认可;另外一方面,公司每月都会提出降低成本的要求,首当其冲的就是压缩人员成本,当然不是指降薪,而是减少人员的使用量,所以公司就需要实施一些信息化工具,使得即使人员减少的情况下,事情反而还得完成的更好。
这两种因素下,公司对信息化和软件的预算总算是大方了一次,所以这半年多陆续实施了Ctrlbox的其他应用,初步形成了公司一体化信息化管理体系。
下面主要就这段经历,简单谈一下Ctrlbox的使用经验,可能还有不少问题存在,还请各位大牛指点!
目前我们使用的Ctrlbox产品
核心的业务管理方面:
● Ctrlbox Project:用来做项目管理,追踪项目进度,成本,利润,人员安排等。
● Ctrlbox HR:用来做组织和人力资源管理,最开始是配合Project用的,没想到很水到渠成的成为了公司组织和人力资源管理工具。
● Ctrlbox CRM:销售管理工具,用于市场营销、客户信息、销售跟踪的管理。
● Ctrlbox Contract:用于管理各种合同,不仅仅只是销售合同,还有人事合同等。
基础的办公和协作方面:
● Ctrlbox Chat:用于团队沟通,主要看中其与Ctrlbox其他应用的整合,比如在某一具体的内容页面,或者销售线索页面进行内嵌式聊天会话。
● Ctrlbox Flow:用于团队审批,比较好用的是与其他应用的深度集成和整合,比如合同审批,项目中的任务审批,员工入职审批等。
● Ctrlbox doc:文档管理工具,用于搭建公司知识库、文档库,并用于团队文档协作。
● Ctrlbox Time:考勤管理应用,与HR应用等进行深度集成和整合,也用于管理排班。
● Ctrlbox Mail:邮件应用,主要看中其与Ctrlbox其他应用的整合。
工作助手
● Ctrlbox Mate:作为Ctrlbox内嵌的企业级数字化助理,Mate可以帮助用户聚合各个应用种与其有关的需要其参与或负责的事务;聚合来自各个应用的各种数据,并形成分析报告;可以根据用户的自定义,聚合来自各个应用的各种结构化内容,比如客户信息等,因此这个应用自然是要使用的。
产品部署
因为公司有自己的服务器,所以没有购买Ctrlbox SaaS版本,而是选择了本地化部署。关于Ctrlbox产品的部署和实施,这里不加赘述,主要说一下其管理后台的统一用户管理功能:
由于公司员工比较多,而且开通的应用也比较多,这里使用了Ctrlbox统一用户管理和组织管理功能,这些比较方便整合管理各个应用的配置。
类似Ctrlbox的统一用户管理在网络生活中随处可见,比如开通了网易通行证,然后你可以不用再注册网易邮箱、网易博客、网易相册、网易音乐等,而是只要开通某个应用的使用权就可以了。
它的好处是方便为每一个员工开通不同的应用,也方便员工离职时的账户管理。比如员工离职手续办理期间,可以关闭其CRM等应用的权限,但基本的考勤等应用仍然可以使用。
设置工作
Ctrlbox安装部署好了之后,就要根据我们公司的业务和自身管理特点,进行一些自定义设置,过程不说了,简单说下主要的自定义设置项:
Project
-设置了两个项目集及项目管理模型,来管理公司两种完全不同类型的项目。
-定义了项目团队的绩效模型,以便根据每个员工在项目中的表现,自动生成绩效结果。
-关闭了分享功能,以及“游客”功能,因为公司不需要。
CRM
-定义了我们公司客户信息的字段、销售跟进漏斗模型等其他销售管理流程。
-定义了绩效模型,以便根据销售业绩,自动生成每个员工的绩效结果。
Contract
-设置了合同模板和合同管理流程,比如审批流程,到期提醒,合同执行跟踪等。
HR
-自定义设置了组织模型,员工字段,以及工资套账模型、绩效模型等,以及其他的招聘管理流程,这些都是自定义了的。
Ctrlbox Flow
主要包括公司的报销、支付、请假等审批单和流程等。
当然考勤等模块也进行了自定义设置,这里就不多说了。
产品使用
营销管理(Ctrlbox CRM)
-公司主要靠互联网广告和展会两大渠道获取客户线索。市场部门会将每月的广告、展会当做一个个营销活动,月初会在CRM中创建“XX月份网络广告营销计划”、“XX展会营销计划”。并将获取的客户线索记录在Ctrlbox CRM中,具体而言是记录在上述营销活动页面中,然后根据每个销售人员的具体情况,向他们分配线索。
-这些线索是可以被跟踪的。包括后续销售部门跟进情况如何,签约情况如何,交付情况如何等等。这样市场部门可以很精准的做一些分析。
-销售部门则可以通过CRM跟踪商机的推进结果,销售人员本人则可以通过智能分析功能,来辅助分析跟单情况,制定跟单策略,并实现报价、合同制定的自动化。
这种基于公司市场营销流程来使用Ctrlbox的方式,让公司营销部门和销售部门非常认可,实实在在的解决了营销过程的跟踪,解决了市场部门和销售部门协作的问题。
合同与订单(Ctrlbox CRM)
-销售人员可以在线提交,由上级审核合同。这里通过流程自定义,解决了过去线下合同签订和审核环节混乱的情况。具体流程:销售通过合同工具,自动制作合同,提交审批,上级审批通过,商务人员打印并由财务盖章,商务人员发送快递。 解决了传统的合同审核的版本和盖章的版本不一致的漏洞。
-合同签订后,客户付首付款,销售人员通过自动化工具,制作订单,并下发给项目部门。
至此,完整的从客户线索,到订单业务流程全部实现信息化闭环,恩,应该给自己一个赞。。。
这里说明一下,前期因为只有销售合同,就没有使用Ctrlbox Contract合同应用,进行统一合同管理。到后面,因为公司要加强合规性,需要统一管理来自人事部门,采购部门和销售部门的合同,所以又实施了Congtract合同应用,进行统一合同管理。
项目管理(Ctrlbox Project)
-项目经理收到订单后,基于订单在Ctrlbox
Project中创建一个项目。因为公司项目比较多,金额差距也比较大,所以公司将项目管理分为两种形式,并通过前文说的自定义项目模型,来规范化了这两种项目的管理方式,项目经理创建的项目,会自动套用公司规定的管理模型。
-项目创建好后,会陆续确定项目组成员,项目计划安排,制定WBS等,最后变开始项目执行和监督了。
-每个项目组成员,都会在Project中看到自己的任务,并与团队保持协作。
当然,项目中的成本、财务、资源、文档的管理等等不一一讲了。总之,目前项目部门是对ctrlbox价值最为认可的部门。
办公协作(Ctrlbox Mail /Chat/Doc……)
-Ctrlbox中的邮件、会话、文档软件,本来没有准备用,但后面发现,这些应用和其他应用整合后,会起到很多意向不到的效果,也就慢慢都用起来了。
比如,你和外部客户发的邮件,都会被自动聚集在CRM中的客户沟通记录中;员工在任何应用、邮件中发的文件,都会被自动聚合在CtrlboxDoc中。
总结
本文主要描述一下Ctrlbox各个产品在我们目前团队的过程管理中起到的作用,作为非文科男,文笔一般,还希望大家不要见怪,后面我会慢慢分享我们使用Ctrlbox产品的详细的经验,欢迎大家关注。