虽然我跟专精 PPT 设计的高手们无法相提并论，但也确实有一定程度的经验：我常常需要做 PPT ，可能是公司间的业务报告、产品推销，可能是我受邀的各个讲座课程，算下来每个月起码要制作三到四份以上的 PPT ，光是这两年就制作了上百份 PPT。
在忙碌的工作计划，每天持续的博客写作，加上不时穿插的课程活动，几乎挤满的时间里，并非是以教学或简报为专业的我，如何利用有限时间完成高频率 PPT 制作呢？
今天这篇文章想分享我的方法，不是大师级的设计技巧，而是高效率制作职场 PPT 的方法，也是我个人长久经验累积，或许对一般只是需要做 PPT 的朋友来说，有达成职场 PPT 任务的参考价值。
而同样的流程，不只能用在 PPT，应用到类似的策划提案上，也对制作报告很有帮助。
1. 还不需要做 PPT 前，就应该开始准备素材
我减少的时间，来自于「充分且有效的准备」。
这是一个等价交换的世界，我不可能无缘无故就比别人少花时间，之所以可以更快速制作 PPT，是因为我在还不知道有任务之前就开始花时间做准备。
我会利用 Evernote 收集各种未来 PPT 可用的素材，包含：
收集时，我会做一些笔记，例如「这张图以后可以用在哪些类型 PPT 上」，方便我以后搜索到这些素材使用，我也会把这些收进 Evernote 的素材加上「创意箱」的标签，这个标签是我每次做 PPT 时一定会打开来看的可用素材库。
你说：这怎么是减少时间呢？
相信我，这确实是减少时间，我做到的实际上是：「不重复浪费时间」
因为更多人平常花了时间阅读思考、上网浏览，但却没有「同一时间」把这些准备好好储存下来。于是等到有一天要制作 PPT ，才把自己之前其实看过但没有存下来的资料重新再找一次、重新读一次、重新思考一次。而平时就做好资料存储的我，其实节省了很多时间。
2. 无论要不要做 PPT，都应该随时储存灵感
更重要的准备其实也不在素材上，而是在我的想法上，简报最缺也最难找到的是什么？我觉得是：
也就是好的内容、成功的推销点、有影响力的论点，要说服主管通过我的产品提案，要让在场的学员认同我的方法，这是简报的核心。
这些东西就算上网搜索也找不到，因为必须从我们脑袋里自己蹦出来才精彩。
可是，如果等到要做 PPT 死到临头，才逼自己脑袋去生产这些内容，那是对大脑的酷刑。
而且我们的脑袋平常不就常常在蹦出东西吗？如果那些当下不赶快把自己的灵感记下来，以后可以用 Evernote 搜索找出来，那就太可惜了，也是又一种时间浪费。所以我才不断建议大家一定要建立自己的第二大脑：跟过去的自己取经：用第二大脑高效率思考的系统方法。
于是当我在还没有出现简报任务之前，就已经做好准备，那么等到真的需要制作 PPT，我只要打开 Evernote 知识库，搜索这些素材与灵感，就能在其基础上快速构思大纲。
有既定的参考材料，有已经可用的图片文案，有之前构思过的论点和故事，那么就能立刻在我的笔记中快速组合出初步大纲，我会在 Evernote 中建立一则简报任务笔记，在这则笔记里「链接」上述各种素材资料，然后写 PPT 大纲。
构思大纲我不会利用工作时间，而是随时利用「零碎时间」去编修大纲。
例如回家的路上想一下第一段开场有没有更好的说法？开会前的等待空档想一下第三个重点应该有哪些论述逻辑？这些就全部写在同一则笔记，让 PPT 大纲越来越完整，变成了有章节细节、起承转合，甚至想像中需要的 PPT 画面也都先写上去。
而对我来说更方便的一点是，上述第一到第三个流程，全部在单一的 Evernote 中就能完成。
构思大纲时我也想过是不是要搭配思维导图等工具，但后来我发现还是统一一点比较省事便利，手机上也能随时进行，虽然少了图像的灵动，但 Evernote 的文字清单也足够我完成构思了。
4. 制作 PPT 更轻松，任何时候都可以
之前已经善用「过去时间」累积准备，并且在开始简报任务后利用「零碎时间」把大纲流程都拟好，那么制作 PPT 有时候只要一两个小时就能完成，如果是会议报告用的简单 PPT 更可以半个小时完成。
我只要在报告前几天，在办公室里空出这样半个小时到两个小时的完整时段，来好好把已经累积在 Evernote 的内容与素材，剪贴到 PPT 中，「制作」出 PPT 即可。
这个流程的优点是，如果我们是「完全空白」就坐在办公桌前开始做 PPT，光是从头想起就要花很多时间。如果两个小时过去了还没有任何进度，其实挫折感很大！所以我的方法就是把这些前置作业时间都移到「过去时间」与「零碎时间」，善用准备工夫，让真的需要做 PPT 时压力大减。
甚至如果真的没时间，在手机上打开 Google 幻灯片 app ，在行动中也能慢慢把 PPT 一页一页做出来。
5. 做好 PPT 后，利用零碎时间在笔记中撰写讲稿
其实在准备整个公司报告，或是讲座课程的过程中，我觉得最需要花时间的反而不是我们俗称 PPT 的这个文件上，而是我到底要怎么表现？怎么论说？提出什么内容？来打动他人。
所以当 PPT 文件完成后，我其实还会继续利用零碎时间，看着演讲用的 PPT，去想我的「讲稿」，并且我会把讲稿继续写到 PPT 大纲的 Evernote 笔记中，这都可以在手机上进行动作。
有些漂亮的举例、很棒的话语、有效的说服流程，都是在我后续这个「写讲稿」的过程中产生的，所以我觉得很重要。
而写讲稿也不会耽误工作时间，因为就是利用平常无聊、通勤的时候，就一段一段慢慢在手机 app 上写出来即可。
6. 上台前一天录音练习，上台前的车上还可复习
最后，到了要上台的前一天，如果这一次是很重要的会议，或是很重要的课程，那么前一天晚上在家里时，我会利用 Evernote 做录音纪录，我一边练习开场、关键桥段的演练，一边录音到笔记中。
这样第二天要出发到公司或教室前，我可以在车上边「听」边「看」我的简报笔记，这里有一开始我构思的重点大纲，帮我提纲挈领；这里也有我思考的那些最好的文案与讲稿可以记忆；这里还有我录下的关键桥段演练，可以重复听听看有没有问题。
透过上述流程，我其实没有利用太多工具，也就是 Evernote 与 Google 幻灯片，工具少就能好掌控。也不需要特别花费大量时间，因为很多事情之前已经准备好，并且善用零碎时间，去把有时相对繁琐困难的这件任务完成。
你可以替换你喜欢的工具，或者根据需求做调整，但希望上述的工作流程，对帮助职场需要做简报的大家来说，可以提供高效率的辅助。
文章由让手机更好用的 AppSo 精选推荐，关注微信号 appsolution，回复「PPT」获取文章《这个好用的 PPT 制作工具，还能自动帮你找配图》
