摘要：改革开放促进了我国国有企业的迅速发展,在国有企业百花齐放的形势下,为了增加在经济市场的竞争能力,国有企业内部行政管理工作也应该进行改革创新,使其管理更为科学高效,从而提高国企行政管理工作的效率,有效提高行政管理工作水平。行政管理工作是保障一个企业正常运转的必要环节,承担着“枢纽”的大任。本文主要针对新时期下国企行政管理的工作现状,提出一些现状的不足之处,再探究一些做好国企行政管理工作的对策,为国企健康持续发展、提升市场竞争能力保驾护航。
关键词：国企;行政管理;策略
在国企中,行政管理工作是“枢纽”的地位,起到上传下达的沟通作用,负责各个部门、环节工作之间的衔接工作。同时,行政管理办公室也是一个企业面向外的“门面”,因此行政管理工作水平对国企工作能否顺利进展有着重要影响,也是衡量国企能力的一大指标。但是国企的内部行政管理工作复杂,需要完备的管理体系,才能形成较为良好的工作形式,才能为国企持续健康发展奠定基础。下文提出一些针对国企行政管理工作的提高策略展开分析研究,希望能给国企行政管理工作人员带来帮助。
1、新时期下国企行政管理工作现状
1.1、行政人员素质有待提升
大部分国企会有内部考核机制,能一定程度地起到监督与管理工作人员的作用,完善的内部考核体系还能在监督之余推动工作的高效开展。但在实践中,很多国企的内部考核机制并不完善,具体包括考核方式单一、考核体系不能与实践切合致使空洞不切实际等问题,都影响着行政管理工作的效率,使内部行政人员素质得不到提升,也选拔不出素质不够的行政人员。
国企工作较为稳定,与民企比起来没有紧迫感,导致很多国企员工缺乏工作积极性,尤其是行政管理部门等在企业中必需的部门,很多工作人员觉得自己不缺工作,在所有企业都能胜任工作,因此会有秉承着“混一混”心理的工作人员的出现,用这种态度工作会严重降低国企行政管理的工作效率,进而降低国有企业的工作效率,不利于国企的工作顺利开展。由于大家的工作没有什么紧迫感,因此也就没有员工层次感的出现,在一些部门中评比的方式是“轮流坐庄”,这种平均主义将激励工作的评比模式流于形式,使很多行政部门人员懒得进步,长此以往就造成了工作态度懒散等,国企很难培养出有担当的优秀进步人才。
1.2、档案工作矛盾存在问题
档案工作是国企行政管理工作的重要职责之一,许多工作任务都会以文档、档案的形式下发给工作人员。但是在实践中,档案工作矛盾也存在着问题。首先,档案收集整理工作不规范。部分工作人员因自身能力不够和对整理工作不了解的原因,导致工作效率、整理效率低,还有工作人员不进行及时核查和归档处理。其次,在整理过程中人员间缺乏沟通,因此对专业性较强的档案内容不能准确认识到前因后果,从而降低档案处理效率。同时在整理过程中,由于工作人员自身素质不够,保密意识不强,还可能造成重要文件的泄密。最后,尽管国企的信息化建设已经初步实行并取得成效,但是很多工作人员还是用传统的计算机技术做文件查询工作,导致工作效率没有显着提高。
1.3、行政人员的工作量过大
国企行政管理工作通常围绕协调与服务两个方面。在企业部门相对较多的大型国企,人员构成与工作内容都更为复杂,协调方面的工作更多。如果有工作过多员工今日没有完成的情况,就会造成文件堆积。长此以往,文件堆积量会越来越繁重,成为工作人员的负担。另外,行政管理人员还需要组织会议、完成会议纪要等工作,如果工作人员数量有限,在有较大工作量时,也会出现工作积压的问题。
2、新时期下做好国企行政管理工作对策
2.1、健全相关管理制度
要想做好国企行政管理工作对策的改进,就要切实注意措施是否行之有效,是否符合实践要求,通常情况下最先着手的就是管理制度。健全相关管理制度能从宏观上更好地管理行政部门工作,从而来提升行政部门的工作效率。国企可以通过邀请业内专家等对健全企业相关管理制度提出建议,在建议中进一步完善自身企业的相关管理制度,进一步明确行政管理工作的人员职责划分,理清工作人员的权责关系。如明确国企中各个部门的工作程度、负责会议的组织与实施和会议记录归档工作等。但是在实践中关于企业的相关管理制度依然存在着一些问题,如传统的人员考核制度、考核标准通常很单一,如职务级别等,这种考核标准单一、等级划分明确、不考虑人员特殊性的机制容易打消低职位员工评比的积极性,且这种单一考核标准的考核制度不具有代表性、客观性。国企行政管理部门可以健全考核制度,如精细考核内容,多加一些客观的考虑方面因素,可以更好地激励所有员工的积极性。除此之外,对现有的激励制度也可以进行完善。在传统的激励制度中大多是物质激励,因此在实践上还可以适当加一些精神激励,对员工的工作进行规范、指正,从而实现员工工作高效率。
2.2、加强人员管理培训
现阶段国企的工作人员考核选拔一般是通过笔试,多为内部聘用人员,笔试通过的模式导致很多工作人员虽然理论知识很强,但是实践能力不够,导致综合能力素质有待提高。为了避免这一现象的发生,应该完善国企行政管理部门人员的聘用机制,不仅要重笔试、重学历、重理论,更要强调岗位的特殊性,以不同岗位对工作人员的综合素质、知识结构、实践能力等提出不同的要求。应采用竞相上岗的方式,择优转变,采用笔试面试双通过原则,提升工作人员的竞争性,从而提升员工的工作积极性。
同时,对已经上岗的行政工作人员也应有岗前培训的工作。在人员上岗前,应安排老员工对新员工集中进行培训,帮助新员工快速了解、熟悉自身工作内容和基本流程及注意事项等,让员工对自己的工作能有一个先前宏观的了解,树立自己的工作责任意识。在进行入职培训时还要重视工作设备的熟练度培训,进行考核方式来进行培训效果的验收。其次,还要加强在职人员的培训,可以就固定周期的会议记录来对工作人员在工作时出现的问题进行互相探讨,鼓励工作人员进行学习与反思,加强责任意识。有条件的国企还可以邀请业内专家做工作指导工作,鼓励工作人员不断学习新的工作管理理念,不仅是通过企业中的培训、会议记录等方式,还可以通过信息化的网上交流等方式来分享、吸收同行的经验,有着终身学习的理念才能提升自身的综合素质。
国企的性质特殊,因此需要优秀的责任心较强的行政管理人员,通常需要对工作人员进行素质培养。但是行政管理工作是一项有弹性的工作,这导致上级管理人员对行政管理工作人员进行评价时很难将其工作量有准确的认识并考虑到其中。如果没有正确的工作方法,就会出现工作效率不高、质量不好的情况。因此在实践管理中,要加强对工作人员的管理培训,不断提升工作人员的自身综合素质,提升工作责任感,才能提高工作效率。加强人员管理培训制度是国企提升综合实力的前提保证,更是国企长久持续发展的基石。
2.3、加强行政信息管理
在新时期下,企业在经济市场的竞争越来越激烈,为了不被市场淘汰,国企早已将信息技术用于加强行政信息管理工作中。在全民信息化技术的背景下,国企要想脱颖而出提升效率,就要提升行政管理工作的信息化水平,不能再沿袭传统的纸质办公形式,更要提高工作人员的信息化技术应用水平。目前实践中一些行之有效的对策如企业建立内部信息分享平台等可以为国企广泛应用。企业中各个部门将部门内的工作信息上传到内部分享平台,使行政管理人员能快速清晰地及时了解信息,避免行政管理人员要实地去收集纸质版材料等现象发生,大幅提升了工作效率。企业还可以雇佣技术人员建立专门的文件分享数据库,完善远程搜索功能和远程管理功能,工作人员必要时可以在家中、出差在外就能登录数据库来查阅、下载资料,处理文件,减轻工作压力的同时还能提升工作效率,降低文件积压现象的发生可能性。
2.4、提升档案管理效率
在档案管理工作中,国企工作人员首先需要保证工作在工作制度和工作流程要求下展开,还需要以自己的工作经验和不同工作内容的客观要求来判断是否需要立即归档。工作人员要有全局意识,在全局层面开展工作,还要主动去了解各个部门的职责与内容,对于不了解的问题及时沟通、掌握情况,从而提升类似文件、档案的整理效率。对于机密性强的重要文件,应有保密意识,履行保密的义务,将档案、文件置于自己的范围内,在其他工作人员接触时也要防范信息泄露的风险。如果文件内容与本企业职能关系有联系,应该对文件内容进行审核后再收集。对其他部门的临时性文件,必要时也要进行收集整理。最重要的是掌握好文件的内容,依客观要求不同和自身的专业性能来判断如何处理使档案管理的效率提升到最大化,不能拖沓懒散,造成不必要的档案堆积情况。
2.5、强化行政团队建设
国企行政管理部门涉及的工作角度广、工作量大,需要管理部门人员有团队意识,在最大效率下相互配合,发挥每个人的作用来完成工作任务。因此,国企行政部门应加强行政团队建设,找到每一个行政工作人员独特的能力潜能,与工作人员多沟通多交流,培养工作人员的团队意识、交流意识,以团队工作为目标,能让每个人在自己的工作领域中又快又好地完成团队任务,提升工作效率,避免工作挤压的现象。
3、结论
本文主要论述了国企行政管理工作当前存在的一些弊端和提高行政工作效率的策略内容。通过分析发现,在新时期下,在现代化国企的发展中,国企中行政管理工作的效率越来越被人们重视,无论是国企中的哪个部门,都有着提升自身工作效率的要求。而提升自身工作效率,重点是要完善管理机制和通过提高人员的自身综合素质等来强化团队建设,只有这样才能提升行政管理部门的工作效率,进而提升国企的工作效率。在新时期下,国企行政管理人员可以加强政治理论专业性的学习,提升自我素养,提高自身的综合能力,更好地开展工作。
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