优秀的项目经理和PMO在开展项目会议时，需要做好充分的准备工作，确保会议的高效进行。以下是一些关键步骤和技巧，可以帮助他们开好项目会议。

1. 制定会议议程

在召开项目会议之前，优秀的项目经理和PMO需要制定详细的会议议程。议程应包括会议主题、讨论内容、时间安排、参与人员以及所需材料等。制定议程的过程中，他们需要考虑会议的目标和预期结果，确保会议的内容和方向明确。

2. 提前通知参与人员

在确定了会议时间和议程后，项目经理和PMO需要提前通知所有参与人员。通知应包括会议时间、地点、议程和所需准备工作等信息。提前通知可以让参与人员有足够的时间做好准备，并确保会议的参与度和效果。

3. 确定参与人员

优秀的项目经理和PMO需要根据会议议程确定参与人员。他们需要确保邀请到所有必要的利益相关者和专家，以确保会议讨论的全面性和专业性。同时，他们也需要控制会议规模，避免参与人员过多导致会议效率低下。

4. 主持会议

在会议进行期间，项目经理和PMO需要担任主持人的角色，引导会议的进行并确保讨论的顺畅。他们需要遵循事先制定的议程，控制讨论的时长，并鼓励所有参与人员积极发言。同时，他们还需要及时调整会议进程，以应对意外情况或突发事件。

5. 记录会议内容

优秀的项目经理和PMO需要在会议期间做好记录工作，确保对会议内容进行准确记录。记录内容应包括讨论要点、决策结果、行动计划以及责任人等信息。这些记录将成为后续工作的重要参考，也可以帮助参与人员更好地理解和执行会议决策。

6. 跟踪行动计划

在会议结束后，项目经理和PMO需要跟踪并执行会议上确定的行动计划。他们可以通过定期汇报、跟进提醒等方式，确保各项任务按时完成并达到预期效果。同时，他们还需要及时调整行动计划，以适应项目变化和新的挑战。